¿Controlamos nuestras firmas digitales?

La nueva normalidad ha acelerado el reemplazo de las firmas manuscritas por firmas digitales. En un contexto donde cada vez es más difícil firmar documentos de manera presencial, la firma digital aparece como una solución que ofrece muchas ventajas. Estas deben tener ciertos requisitos y componentes de seguridad a efecto de tener validez legal y ser aceptadas por las diferentes entidades que exigen la firma de la persona con facultades legales en diversos documentos laborales, comerciales, societarios y afines.

Actualmente la firma digital, compuesta de un certificado digital y altos estándares de seguridad, es otorgado al titular de la firma y requiere un software o aplicativo que permita firmar digitalmente los documentos correspondientes.

Un claro ejemplo de esto es el procesamiento de planillas (nóminas), en el cual se ha incorporado en muchos casos la utilización de la firma digital en la emisión de boletas de pago, así como en otros documentos laborales, evitando la firma manual de una gran cantidad de documentos.

Esta firma digital en la práctica, sobre todo en la firma de documentos masivos, es delegada o transferida al personal de confianza (interno o externo) para que puedan operar y firmar los documentos que correspondan.

La pregunta que nos deberíamos de hacer todos los titulares de firmas digitales es: ¿cómo aseguramos el adecuado uso de nuestras firmas digitales? En muchos casos, la respuesta es la confianza depositada en las personas, quedando siempre la posibilidad de un uso indebido de la firma digital.

Hay mucho camino por transitar en la aceptación al cambio de firmas manuscritas a digitales por la comunidad de negocios y entidades en el Perú, pero también es cierto que aún queda un largo camino por recorrer en el perfeccionamiento de los procedimientos de ejecución y control de firmas digitales. Mientras esto va madurando, es de suma importancia establecer los mejores controles de la firma digital, como por ejemplo implementar reportes automatizados del sistema a efecto de informar oportunamente a los titulares de las firmas digitales de los documentos que se firman y así evitar sorpresas inesperadas.