¿Las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) realmente generan valor?

Hoy en día las organizaciones no perciben el valor que las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) les brindan, así mismo, existen gestores de PMO que no transmiten la información de forma fácil al equipo de gestión de la empresa.

Algunas de las competencias más valiosas que desarrolla la PMO son: organización del trabajo y la información, relaciones y comunicación interpersonal, influencia positiva en el equipo para el logro de los objetivos y la toma de decisiones.

Las PMOs tienen la responsabilidad de generar valor a la organización, mediante la adecuada gestión de los proyectos, programas y/o portafolios.

Para generar valor, las PMOs deben enfocarse en:

Alineamiento estratégico: La PMO debe estar informada de la planificación estratégica, debe aportar herramientas de priorización, considerando diversos factores como: retorno de la inversión, tiempo, dependencias, costos, equipo, competencias.
Beneficios del proyecto: La PMO debe apoyar en la identificación y cuantificación de los beneficios esperados. Debe realizar el seguimiento y medición de los mismos y evitar que se pierdan en el tiempo debido al plazo del proyecto.
Percepción de valor: Los grupos de interés de la organización deben percibir que realmente están o van a recibir valor, para esto se requiere realizar las mediciones de percepción de valor a los interesados de la organización y realizar su seguimiento.
Cultura de gobierno PMO: Este enfoque es el que brinda el soporte a los 3 puntos anteriores. La PMO debe difundir los logros obtenidos de los proyectos, brindar capacitación sobre las buenas prácticas de gestión de proyectos y administrar la gestión del cambio. Y con ello lograr evidenciar que se están logrando las metas deseadas.
Agilidad: Los equipos de proyectos deben contar con equipos multidisciplinarios y la PMO debe proporcionar estándares y métodos ágiles, administrar el buen uso de lecciones aprendidas y utilizar como soporte herramientas de proyectos colaborativas de acuerdo a las necesidades que realmente requiere el negocio.

Cabe destacar que la PMO no es la única responsable de desarrollar las acciones descritas, sino que estas se deben ejecutar en coordinación con el resto de áreas de la organización.

Las PMO siguen en evolución y las organizaciones están notando la importancia de contar con dicha función. Si no se desarrolla una cultura de gestión de proyectos, se está tomando un alto riesgo de no alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.