Inventarios físicos en la actualidad y post-pandemia
Inventarios físicos en la actualidad y post-pandemia
Cuando una empresa desea realizar el inventario físico de sus activos fijos o existencias, siempre surgen preguntas entre las gerencias y jefaturas como: ¿podemos realizar el inventario físico con nuestro personal? ¿El inventario físico cubrirá las observaciones de los auditores? ¿Cumpliremos con los procedimientos de nuestra empresa? ¿Será mejor contratar a una empresa especialista?
La determinación de la contratación de una empresa especialista en la toma de inventario físico es consecuencia de la evaluación de las respuestas obtenidas a las consultas planteadas y de las prioridades de la dirección de la empresa.
Si la empresa decide contratar a un proveedor de inventarios
Quedan algunos puntos finales por aclarar: ¿es oportuno que personal ajeno a la empresa ingrese a las instalaciones en este contexto de pandemia? ¿Existe algún punto intermedio u opción que se pueda coordinar con el proveedor? Definitivamente, existen opciones por revisar y que un proveedor de inventarios adecuadamente preparado puede ofrecer a sus clientes.
La primera opción es la tercerización del inventario físico al 100%
Es importante que la alta dirección esté convencida de los beneficios de la tercerización y deben asegurarse que el servicio se brinde en óptimas condiciones para minimizar el riesgo de contagio para su personal.
En lo que respecta al servicio de inventario, el momento más crítico para el ingreso del personal del proveedor a las instalaciones del cliente es la “toma física del inventario”, ya que las reuniones de coordinación y la conciliación de resultados se pueden realizar de forma remota. En ese sentido, el cumplimiento de estrictos protocolos de seguridad y salud en el trabajo brindará mayor seguridad al personal de la compañía y del proveedor (por ejemplo: toma de pruebas de descarte COVID-19 y el uso de doble mascarilla).
Una vez confirmado el cumplimiento de la normativa vigente y de los protocolos de la compañía en materia de seguridad y salud por parte del proveedor, recién se podrá evaluar su idoneidad para la realización del servicio en sí.
La segunda opción es la ejecución de inventarios físicos supervisados
En este tipo de servicios, el personal de la empresa realiza la toma de inventario físico bajo la supervisión e indicaciones del proveedor. Para ello es importante que el personal de la empresa se comprometa a seguir las indicaciones brindadas por el proveedor para así asegurar una correcta toma de inventario físico. Este tipo de servicios es particularmente beneficioso en inventarios de activos fijos de empresas industriales, donde es necesario contar con un técnico de mantenimiento o un operario en el acompañamiento.
En el caso de inventarios físicos supervisados de existencias, es importante que se minimice el riesgo de conflicto de interés con el personal regular del almacén a inventariar. La gran ventaja de los inventarios bajo este esquema de supervisión reside en que el conocimiento del personal del cliente de los materiales a inventariar puede complementarse con la experiencia del proveedor a través de la supervisión especializada.
Es importante que la alta dirección de la empresa revise estas y otras opciones con los proveedores de servicio de inventario con los cuales esté cotizando. La ejecución de inventarios físicos con personal propio puede brindar opciones a la gerencia, especialmente si está evaluando el cese o licencia del personal. Asimismo, el personal de la empresa tiene mayor conocimiento de los bienes o materiales a inventariar, entre otros. Dependerá de la gerencia analizar y definir la metodología que más se ajuste a sus necesidades para llevar a cabo el proceso de inventario físico de su organización.
Cómo puede ayudar BDO
En BDO contamos con un equipo multidisciplinario de profesionales con amplia experiencia en la ejecución de inventarios físicos y otros aspectos relacionados con las existencias y activos fijos, para responder de forma integral a sus requerimientos en este campo.