La importancia de digitalizar los procesos administrativos y contables

La transformación digital permite que las empresas, mediante el uso de la tecnología, trabajen como un sistema simbiótico, uniendo a personas, recursos y organizaciones en entornos equivalentes a un ecosistema.

Si bien la transformación digital está obligando a las empresas a ser más eficientes para satisfacer las necesidades de sus clientes, ¿por qué no aprovechar el cambio y comenzar con los procesos administrativos y contables?

Digitalizar procesos no es sinónimo de registrar operaciones en un sistema informático (digitar) o convertir documentos físicos en archivos escaneados (digitalizar), ni de reemplazar el uso del papel por archivos digitales (por ejemplo, la facturación electrónica) para que se guarden en una base de datos. Digitalizar procesos va más allá. Es aprovechar las nuevas tecnologías, como la información digitada, digitalizada y archivos digitales, para hacer más eficientes, efectivos y económicos los procesos recurrentes de la empresa.

Existen muchas razones para iniciar la transformación digital con los procesos operativos de la empresa. Sin embargo, transformando los procesos administrativos y contables, podemos asegurar que la operación de la empresa no se detendrá por situaciones como:

• No hubo quien recepcione los documentos en la empresa.
• Los documentos no cumplen con los requerimientos tributarios.
• Los documentos se traspapelaron o se quedaron guardados en los cajones.
• Los documentos no fueron aprobados por los responsables por estar fuera de la oficina.
• La gerencia no realizó las transferencias bancarias por estar fuera de la oficina.

Beneficios de digitalizar los procesos administrativos y contables

Tal vez la empresa no genere ingresos directos como resultado de la transformación digital de los procesos administrativos y contables. Sin embargo, su implementación traerá beneficios como:

• Disminución de horas del personal administrativo y contable. Los procesos digitales están orientados a crear eficiencia en los procesos repetitivos.
• Mayor disponibilidad de documentos digitales y digitalizados. El soporte de las transacciones estará disponible dentro del flujo de información y podrá ser consultado con mayor facilidad por parte de los responsables autorizados.
• Seguridad y trazabilidad de la información fuente. Los sistemas deberán contar con restricciones y asegurar que la información se encuentra segura y disponible solo para los empleados autorizados. Por ejemplo, implementar el uso de certificados digitales, claves de acceso seguras, doble factor de autenticación, verificación de redundancia cíclica, etc.
• Reputación. Un factor muy importante a la hora de elegir un aliado de negocios son las referencias de prestigio que pueda recibir la empresa de otras entidades (clientes o proveedores).

Si está pensando en transformación digital, comience por ordenar la empresa, comience por los procesos administrativos y contables.