Conforme a la Ley General de Sociedades (LGS), la Junta General de Accionistas, la Junta General de Socios u órgano equivalente, dependiendo del tipo de sociedad, de forma obligatoria, debe reunirse como mínimo una vez al año, dentro de los 3 meses siguientes a la terminación del ejercicio económico anterior, para pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos expresados en los estados financieros1 del ejercicio anterior; resolver sobre la aplicación de utilidades, de ser el caso; y/o elegir los miembros del Directorio, entre otros.
A la fecha, encontrándonos atravesando una emergencia sanitaria y un estado de emergencia nacional desde el 2020, las sociedades se vieron obligadas a realizar reuniones virtuales entre sus accionistas y directores para cumplir con lo establecido por LGS. Ya que, a pesar de las medidas legales y restricciones impuestas por el Gobierno, las obligaciones societarias relacionadas a la gestión social y los resultados económicos no fueron suspendidas.
Si bien la LGS no estipula sanción alguna ante un eventual incumplimiento total, parcial o tardío de las obligaciones societarias, es importante considerar los efectos o consecuencias que el incumplimiento de tales obligaciones generaría para sus administradores. Específicamente, nos referimos al Gerente General, quien es responsable del cumplimiento de dichas obligaciones.
Siendo ello así, el rol del Gerente General es significativo, pues debe cautelar que la aprobación de los estados financieros conste en actas y que las mismas sean asentadas en el libro legalizado correspondiente. Lo mencionado, dado que es responsable por la custodia y el contenido actualizado de los libros societarios; así como de cumplir lo dispuesto por la LGS, el estatuto de la sociedad, así como los acuerdos de la Junta General y del Directorio, de ser el caso.
En ese sentido, a efectos que se aprueben los estados financieros, se debe llevar a cabo la Junta Obligatoria Anual presencial o no presencial y consideramos más que oportuna la participación del Gerente General en la misma, a fin de señalar y/o explicar cualquier hecho importante en el devenir de su gestión a los accionistas o socios; por ejemplo, si la compañía tuvo pérdidas cuantiosas en el ejercicio o si viene arrastrando pérdidas desde hace varios ejercicios económicos anteriores, todo ello a fin de demostrar que su administración y/o gestión ha sido transparente. Lo mencionado es importante, porque, con ocasión a la administración que haya realizado de la sociedad, se le podría imputar incluso responsabilidad penal, por comisión de delitos de fraude en la administración de personas jurídicas, especialmente, el delito de Administración Fraudulenta, en virtud a lo dispuesto por el Código Penal, en el eventual supuesto que los socios o accionistas consideren que el Gerente General no ha realizado una buena gestión y que, por el contrario, ha utilizado a la compañía para cometer el delito antes mencionado.
Cumplimiento posterior
Celebración de la Junta Obligatoria Anual luego del 31 de marzo
Como fue mencionado anteriormente, si bien la LGS señala que se debe cumplir con la referida obligación dentro de los 3 meses siguientes a la terminación del ejercicio económico anterior, es decir hasta el 31 de marzo, y pasada dicha fecha la sociedad aún no ha cumplido con ello, de igual forma, recomendamos al Gerente General, de ser el caso, convocar la misma a la brevedad, puesto que, si bien la LGS no estipula sanción alguna para la sociedad, pueden existir consecuencias para él; por ejemplo, que los accionistas o socios lo remuevan de su cargo, o incluso que en el eventual supuesto que esté inmerso en una denuncia por el delito expuesto en el párrafo precedente y requieran los libros societarios actualizados de la compañía para alguna pericia, de ser el caso, estos sean presentados de forma incompleta y/o desactualizada; por tanto, sería la persona más interesada en cumplir con esta obligación.
Contexto actual
La nueva normalidad
Si bien las sesiones virtuales no son nuevas, estas se han convertido en la nueva normalidad y en una herramienta importante para el cumplimiento de obligaciones societarias. Es así que, recientemente, se ha modificado el artículo 21-A de la Ley General de Sociedades que regula las sesiones no presenciales y el ejercicio de los derechos de voz y voto no presenciales en las sociedades; a fin de establecer las garantías correspondientes para el correcto funcionamiento de esta modalidad y la fomentación de su uso. Para tal efecto, los acuerdos adoptados en la Junta Obligatoria Anual deben constar en un soporte físico, es decir en un acta por escrito, mencionando que la sesión es no presencial, a fin que quede constancia de los acuerdos adoptados.
BDO recomienda
Es importante contar con un asesoramiento legal e íntegro que incluya el análisis adecuado de la información contenida en los estados financieros, a efectos de identificar oportunamente la situación actual de la sociedad y la existencia de cualquier desbalance patrimonial de la sociedad, como es el caso de una situación de irregularidad o una causal de disolución inclusive; entre otros.
1 Para efectos de la Ley General de Sociedades, se entienden por estados financieros: el balance general (actualmente denominado Estado de Situación Financiera) y el estado de ganancias y pérdidas (actualmente denominado Estado de Resultado Integral).
Servicios Legales de BDOEn BDO OUTSOURCING contamos con el equipo multidisciplinario para asistir a nuestros clientes a adecuarse a las nuevas exigencias reguladas por la normativa corporativa vigente. De este modo, brindamos asistencia para asegurar el cumplimiento de la legislación societaria, respecto de los procedimientos internos y externos que pudiesen ser requeridos, tales como:
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Contacto
Carina Dávila, Gerente Legal, BDO Outsourcing
Miluska Rosales, Supervisor Legal Corporativo, BDO Outsourcing