El 14 de mayo de 2021, se publicó la Ley N° 31194, Ley que modifica el artículo 21-A de la Ley General de Sociedades (LGS), por la cual se regulan las sesiones no presenciales y el ejercicio de los derechos de voz y voto no presenciales en las sociedades; siendo que dicha norma entró en vigencia el 15 de mayo de 2021.
Al respecto, el nuevo tenor del referido artículo contiene lo siguiente:
Sesiones no presenciales
Los órganos de las sociedades podrán realizar sesiones no presenciales, con la misma validez que las sesiones presenciales, a través de medios electrónicos u otros de naturaleza similar; por lo que se deberá garantizar la identificación, comunicación, participación, el ejercicio de los derechos de voz y voto de sus miembros y el correcto desarrollo de la sesión.
Constancia de recepción
Las sesiones no presenciales podrán ser convocadas por medios electrónicos u otros de naturaleza similar, que permitan la obtención de la constancia de recepción, o a través de los demás mecanismos previstos en la LGS.
Actas
Las actas de las sesiones no presenciales deberán estar firmadas por escrito o digitalmente por quienes están obligados, conforme a ley o su estatuto, e insertadas en el libro de actas; teniendo la opción de ser almacenadas, adicionalmente, en medios electrónicos u otros de naturaleza similar que garanticen la conservación del soporte, así como la autenticidad y legitimidad de los acuerdos adoptados.
Derecho de voto
El ejercicio del derecho de voto no presencial, en sesiones presenciales o no presenciales, se podrá realizar a través de firma digital, medios electrónicos u otros de naturaleza similar, o por medio escrito con firma legalizada.
Sobre lo antes mencionado, es importante precisar que, según lo dispuesto por la LGS, los acuerdos adoptados en la Junta General deben constar en un acta, la cual puede ser asentada en hojas sueltas legalizadas o en un libro legalizado. Para tal efecto, el contenido y validez del acta se encuentra regulado de igual forma en la referida ley. Ahora bien, de manera excepcional, se puede suscribir el acta de forma especial, siempre que posteriormente se adhiera o se transcriba la misma al libro o las hojas sueltas, lo cual será de responsabilidad del gerente general.
En ese sentido, resulta evidente que sin perjuicio de que las sesiones sean no presenciales o virtuales, los acuerdos de la Junta siempre deben constar por escrito y que el soporte que contiene los mismos debe ser siempre físico, a fin de que quede constancia de dichos acuerdos. Por ello, es que con la modificación del artículo 21-A se brinda la opción que estos, de forma adicional, puedan ser almacenados en medios electrónicos, lo cual no eliminaría la obligación de que las actas deban transcribirse y constar siempre en forma física.
De otro lado, entre otros, se ha dispuesto:
Adecuar estatutos
Las sociedades que opten por realizar sesiones no presenciales podrán adecuar sus estatutos. Para tal efecto, la sesión destinada a adecuarlos podrá realizarse de manera no presencial.
Sesionar no presencialmente durante la vigencia de un régimen de excepción
Durante la vigencia de un régimen de excepción en el que se suspenda el ejercicio de derechos constitucionales que impida la realización de sesiones presenciales, los órganos de las sociedades podrán realizar sesiones no presenciales, incluso cuando su estatuto no establezca la posibilidad de realizar sesiones no presenciales.
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